Panduan Praktis Reservasi dan Ticketing
Berikut ini adalah panduan praktis yang dapat anda gunakan dalam melakukan Reservasi tiket, Hotel, Tour dan Ticketing dengan benar dan tepat.
RESERVASI
Reservasi adalah cara mendapatkan tempat baik itu Kursi di dalam pesawat, Kamar hotel dan perjalanan tour.
A. Reservasi tiket pesawat.
Untuk melakukan reservasi tiket ada 2 sistem reservasi yang bisa digunakan yaitu reservasi online dan reservasi offline. Untuk tiket pesawat yang tidak online, maka anda harus melakukan reservasi melalui telepon .
Hal-hal yang perlu anda ketahui dan lakukan dalam reservasi tiket adalah sebagai berikut:
- pastikan anda sudah dapat mengeja (spell) abjad A-Z dalam sistem reservasi contohnya: A=Alpha, B=Beta, C=Charlie, D=Delta, E=Echo, F=Folksfort/Fanta, G=Golf, H=Hotel, I=India, J=Juliet, K=Kilo, L=London, M=Mike/Mama, N=November/Niko, O=Oscar, P=Papa, Q=Quebeck, R=Romeo, S=Siera, T=Tanggo, U=Ultra, V=Viktor, W=Wiskey, X=Xtray, Y=Yengky, Z=Zulu/Zero.
- Ini sangat penting sekali sebab jika anda melakukan reservasi langsung ke Maskapai Airlines melalui telepon maka untuk penyebutan nama dan kode booking dalam abjad/huruf akan selalu menggunakan spelling tersebut diatas, dengan demikian anda harus bisa melafalkan dengan benar dan lancar.
- Sistem Class yang ada di pesawat terbang antara lain First Class, Business Class dan Economy Class. Dan biasanya First Class diwakili huruf F,R, A Sedangkan Business Class diwakili huruf C,D,J dan Economy Class dengan huruf Y,W,M,N,K,L,H,G,O,X. Untuk memastikannya anda bisa melihat daftar Nett Fares di masing-masing Airlines.
- Time Limit yaitu batas waktu untuk melakukan issued / cetak tiket yang sudah ditetapkan oleh Airlines. Dalam hal ini anda perlu mengingatkan calon penumpang untuk melakukan issued tiket sebelum batas waktu tersebut. Kelalaian atau keterlambatan dari batas waktu yang sudah ditetapkan dapat mengakibatkan reservasi/bookingan anda dibatalkan/cancel oleh Airlines.
- Kode Booking atau PNR (Passenger Name Record) yaitu kode penumpang yang telah anda booking dan harus disimpan dengan baik. Gunanya apabila anda ingin melakukan pengecekan atau perubahan bookingan hal pertama yang ditanyakan oleh petugas reservasi adalah kode booking tersebut.
- Retrieve adalah jika anda sudah melakukan reservasi/booking lalu anda lupa catat & simpan kode booking atau kode booking tidak sesuai dengan data disini anda bisa Retrieve, dimana anda harus menyebutkan /informasikan tanggal keberangkatan, rute tujuan dan nama penumpang tersebut kepada petugas reservasi.
Rebooking adalah dimana anda membuat reservasi kembali yang bisa disebabkan oleh pembatalan oleh Pihak Airlines atau faktor lain.
Langkah-langkah melakukan reservasi /booking langsung :
- Hubungi telepon Airlines yang anda tuju (daftar no.telp sudah tersedia di menu airlines
- Sebutkan nama anda dan travel agent anda kepada petugas reservasi
- Informasikan rute tujuan, classnya, tanggal&bulan keberangkatan , nama penumpang yang akan berangkat lalu no telp anda dan no.tel/HP penumpang anda ke petugas reservasi.
- Setelah itu petugas reservasi akan membacakan reservasi/bookingan anda, jangan lupa catat dengan baik konfirmasi penerbangan, Time limit dan Kode Booking pada saat petugas reservasi tersebut membacakan reservasi/bookingan anda.
- Konfirmasikan kembali bookingan yang telah anda booking kepada penumpang anda tentang jadwal penerbangannya, class dan harga tiketnya apakah sudah sesuai dengan permintaan penumpang anda setelah itu ingatkan Time limit untuk issued ticketnya. Saran kami dalam informasikan Time Limit kepada penumpang anda jangan sesuai dengan time limit yang diberikan oleh Airlines. Contohnya jika Time limit yang diberikan oleh airlines Tgl 28 Feb 09 anda harus informasikanTgl 27 Feb 09 atau jika bookingan tersebut dilakukan dadakan dan Time limit yang diberikan/ditetapkan oleh Airlines Jam 14.00 hari ini harus issued maka anda harus segera info rmasikan ke penumpang anda mohon segera melakukan issued tiket dan beri waktu 15 menit saja kepada penumpang anda untuk konfirmasikan kembali ke anda issued tiket tersebut.
- Jika anda sudah dapat persetujuan issued tiket dari penumpang anda segera info dan email ke kami kode bookingnya dan kami akan melakukan issued tiket tersebut sesuai konfirmasi dari anda.
Langkah-langkah sistem reservasi langsung diatas hanya untuk reservasi Airlines Domestik seperti Lion Air, Sriwijaya Air, Batavia Air, Mandala Air dan Merpati Airlines.
Untuk melakukan reservasi online anda perlu ikuti pelatihan terlebih dahulu dari kami, karena banyak sekali entry-entry sistem reservasi online yang perlu anda pelajari, ingat dan kuasai dan hanya untuk Airlines International dan Garuda Domestik saja.
B. Reservasi Hotel.
Dalam melakukan reservasi Hotel yang harus anda perhatikan dan ketahui adalah jenis tempat tidur, tipe kamar (room type). Ada beberap jenis tempat tidur di dalam kamar hotel adalah :
- Single Bed adalah kamar yang mempunyai 1buah tempat tidur yang ukurannya besar (king size)
- Double Bed adalah jenis tempat tidurnya sama dengan Single Bed dan biasanya Double Bed dipesan untuk 2 orang dalam 1kamar.
- Twin Sharing adalah kamar yang mempunyai 2 buah tempat tidur.
- Triple adalah kamar yang tempat tidurnya Single/double bed atau Twin Sharing dengan di tambahkan extra bed
- Extra Bed adalah tempat tidur tambahan.
Tingkatan jenis tipe kamar (room type) di hotel adalah : Standard room,Superior room,Superior Deluxe, Deluxe room, Deluxe suite, Suite room, President suite.
Jika tamu anda dalam reservasi hotel meminta (request) Connecting door, early check in, last check out, Transfer in/out anda catat saja dulu permintaannya dan hal ini harus dimintakan terdahulu ke pihak hotel tersebut karena Pihak hotel belum tentu bisa memenuhinya apalagi pada saat High season.
Dalam melakukan reservasi kamar Hotel anda dapat email atau hubungi kami untuk reservasi hotel tersebut. dan kami akan memberikan konfirmasi kepada anda lalu segera konfirmasikan reservasi hotel tersebut kepada tamu anda. Setelah anda dapat persetujaun untuk issued voucher hotel dari tamu anda segera email atau hubungi kami kembali dan kami akan segera melakukan issued voucher Hotel tersebut. Jangan lupa untuk mengecek masa berlaku harga tersebut apakah termasuk breakfast(sarapan pagi) atau Kamar saja (room only) dan cek juga keterangan atau remarks yang tertulis didalam harga Hotel.
Untuk reservasi yang bersifat dadakan dapat melakukan check in without voucher maksudnya tamu anda tidak perlu membawa voucher Hotel dari Inti Tour karena dapat langsung check in ke Hotel yang sudah direservasi dan ini beraku untuk Hotel Domestik ataupun International.
C. Reservasi Tour.
Dalam melakukan reservasi tour yang anda lakukan adalah sama seperti anda melakukan reservasi tiket dan hotel, Karena di reservasi tour ada komponen Tiket dan Hotel didalamnya.
Untuk hal ini anda tidak perlu melakukan reservasi sendiri dan anda hanya email atau kontak kami untuk permintaan tour dari Client anda. Dan kami yang akan melakukan reservasi tersebut
TICKETING
Setelah anda melakukan reservasi tiket langkah selanjutnya anda harus melakukan ticketing dan Istilah Ticketing disini adalah cetak/issue tiket pesawat.
Dalam ticketing terdapat 2 jenis ticket yaitu Tiket Domestik dan Tiket Internasional dan terdapat macam istilah penyebutan tiket dan variasi harga tiket seperti Non endorse ticket , Endorse ticket, refund dan reroute ticket. Penjelasannya sbb :
- Tiket Domestik adalah tiket pesawat yang dikeluarkan oleh maskapai penerbangan lokal reguler berjadwal seperti : Garuda, Merpati, Lion Air, Sriwijaya Air, Batavia Air, dan Mandala Air. Untuk tiket domestik ada yang berbentuk elektronik tiket yang seperti dikeluarkan oleh penerbangan Garuda, Mandala dan Batavia dan Paper tiket (masih berupa buku tiket) yang masih dikeluarkan oleh penerbangan Lion, Sriwijaya dam Merpati.
- Tiket internasional adalah tiket yang dikeluarkan oleh maskapai penerbangan Asing reguler berjadwal seperti : Singapore Airlines, Japan Airlines, Cathay Pasific, dll. Dan hampir semua tiket yang dikeluarkan oleh penerbangan internasional sudah berupa elektronik tiket.
- Non endorse ticket adalah jenis tiket yang ketentuannya tidak diperbolehkan untuk mengganti/merubah penerbangannya contoh : Jika tiket yang dicetak menggunakan penerbangan Garuda maka tiket tersebut tidak bisa diganti dengan tiket penerbangan lain.
- Endorse tiket adalah jenis tiket yang bisa dirubah penerbangannya. Jenis tiket ini biasanya banyak digunakan oleh penerbangan international.
- Refund adalah pengembalian tiket yang tidak terpakai dengan melihat kondidi tiket tersebut.
- Reroute adalah perubahan rute yang di minta oleh penumpang. Reroute disini melihat kondisi dari ticet tersebut.
Selain itu tiket mempunyai banyak variasi dan kondisi harga seperti harga fix date and fix flight, 7hari tiket, 14hari tiket, 1bulan tiket, 3bulan tiket, 6bulan tiket dan 1tahun tiket. Semua itu anda bisa melihat di dalam daftar harga tiket yang sudah tersedia di dalam web anda mengenai ketentuan dan kondisi harga tiket.
Sebelum anda melakukan ticketing yang perlu anda perhatikan adalah :
- Jadwal penerbangan, nama penumpang, Class dan harga yang sudah anda bookingkan sudah benar dan cocok dengan apa yang penumpang anda minta. Jika tiket anda tiket international cek kembali nama penumpang anda apakah sudah sesuai dengan nama di dalam pasport.
- Pastikan anda sudah mendapatkan perintah cetak/issue tiket dari penumpang anda.
- Cek kembali harga yang anda sudah berikan kepada penumpang anda dan pastikan penumpang anda sudah mengerti tentang kondisi harga tiket yang anda akan cetak/issue.
